Het onderwerp van een zakelijke e-mail is misschien wel het allerbelangrijkst. Zeker als je iemand die je niet kent een e-mail stuurt. Als je geen onderwerp invult, zou het namelijk zomaar kunnen dat deze persoon de e-mail niet opent. Vul daarom bij elke zakelijke e-mail die je verstuurt het onderwerp in, zodat de ontvanger weet waar het over gaat. Dit maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om de e-mail in zijn inbox te selecteren en te filteren, nog voordat hij de e-mail heeft gelezen.
Hoe kies je nu een goed onderwerp dat bij de zakelijke e-mail past? Dat is gelukkig niet zo heel moeilijk. Je hoeft alleen maar het belangrijkste gedeelte van je e-mail in enkele woorden te beschrijven. Staan er meer belangrijke zaken in de e-mail? In dat geval kun je ook twee of maximaal drie subjecten als onderwerp opgeven die je van elkaar scheidt met een plusteken. Zorg er altijd voor dat het onderwerp niet langer is dan acht tot tien woorden, zodat de ontvanger in één oogopslag kan zien waar de e-mail over gaat.
Net zoals bij zakelijke brieven is het belangrijk dat je ook in een zakelijke e-mail een formele aanhef gebruikt. Dit geldt tenminste voor de e-mails die je stuurt naar personen met wie je nog niet eerder contact hebt gehad. Gebruik dus ‘Geachte meneer ...’ of ‘Geachte mevrouw ...’ aan het begin van de e-mail. Het hangt er echter wel net vanaf naar wat voor bedrijf je de e-mail stuurt. Voor zakelijke e-mails naar bijvoorbeeld banken of verzekeraars is het altijd beter om de e-mail te beginnen met een formele aanhef. Stuur je een e-mail naar bijvoorbeeld een designbureau of een evenementenorganisatie? Dan zou je er ook voor kunnen kiezen om het iets minder formele ‘Beste’ te gebruiken voor de aanhef.
Als je al langer e-mailcontact hebt met een bepaald bedrijf, zou je kunnen overgaan naar een informele aanhef. Ook hierbij hangt het er maar net vanaf met wat bedrijf je te maken hebt. Bij een bank of zorgverzekeraar die jou ook nog steeds aanspreekt met ‘Geachte’, kun je beter de formele aanhef blijven gebruiken. Als het bedrijf zelf ook de e-mails naar jou begint met ‘Beste’ of ‘Hallo’, dan zou je dit natuurlijk zelf ook kunnen doen.
Indien je voor het eerst een zakelijke e-mail naar een bedrijf stuurt, kun je het beste eerst introduceren wie je bent en waarom je de e-mail stuurt. Dit kun je doen in de eerste paragraaf van de e-mail. Doe dit kort en bondig in ongeveer twee tot drie zinnen. Eventueel kun je ook aangeven hoe je aan het e-mailadres van deze persoon bent gekomen, als iemand je dit e-mailadres heeft gegeven.
Ook al zijn zakelijke e-mails niet zo formeel als zakelijke brieven, het blijft belangrijk om te letten op je spelling en taalgebruik. Als je fouten maakt in de e-mail, kan dit slordig en onprofessioneel overkomen. Zorg ervoor dat je een nette e-mail schrijft en vergeet zeker niet om gebruik te maken van interpunctie.
Voordat je de e-mail verstuurt, kun je het beste nog even een spelling- en grammaticacontrole doen. Bied je e-mailprogramma dit niet aan? Dan kun je tekst even naar Word kopiëren en hierin de spelling- en grammaticacontrole doen. Lees zelf ook nog een keer de zakelijke e-mail goed door, zodat je zeker weet dat je geen belangrijke zaken bent vergeten (of de verkeerde informatie verstuurt).
Het is van belang dat je een zakelijke e-mail niet te lang maakt. Veel bedrijven zitten er niet op te wachten om lappen tekst door te lezen. Zorg ervoor dat je de boodschap helder over brengt in een zo kort mogelijk e-mail. Breng ook een duidelijke structuur aan in de tekst door het in paragrafen op te delen. De ontvanger zal het dan fijner vinden om de e-mail te lezen en het maakt het een stuk overzichtelijker. Dit zorgt er ook voor dat de ontvanger niet zomaar over belangrijke zaken heen zal lezen.
Maak de paragrafen niet langer dan vijf zinnen en zorg ervoor dat de zakelijke e-mail niet langer is dan vijf paragrafen. Het is ook handig om bepaalde vragen of belangrijke details puntsgewijs in de e-mail te plaatsen. Maak hier dus een lijstje van met bulletpoints. Word je tekst toch erg lang en lukt het echt niet om het in te korten? Dan kun je er altijd nog voor kiezen om tussenkopjes in de e-mail te plaatsen.
In deze tijd spreken we veel mensen aan met ‘je’ of ‘jij’. Dit kan enerzijds een goede zet zijn, omdat het de afstand kan verkleinen. Maar er zijn ook mensen die dit niet fijn vinden, omdat het een vertrouwelijkheid suggereert die er eigenlijk helemaal niet is. Ook hangt het er maar weer net vanaf om wat voor soort bedrijf het gaat en wat voor persoon. Wil je op zeker spelen? Kies er dan altijd voor om te vousvoyeren, zeker als je om een gunst vraagt. Indien de andere persoon jou dan een informele e-mail terugstuurt, kun je altijd nog over gaan op ‘je’.
Het gebruik van emoticons wordt tegenwoordig ook steeds meer gedaan in e-mails. Je kunt hier op zich ook gebruik van maken, maar doe dit niet teveel. Eén of twee emoticons per zakelijke e-mail is meer dan genoeg, anders kan het al snel kinderachtig overkomen. Het voordeel van emoticons is dat ze iets minder streng of luchtiger kunnen laten overkomen.
Als laatste is het nog belangrijk om de zakelijke e-mail op de juiste manier af te sluiten. Je kunt tegenwoordig het beste kiezen voor ‘(met) vriendelijke groet’ of ‘hartelijke groet’. Hier kun je eventueel ook je eigen draai aan geven, als je een beetje creatief bent. Sluit de e-mail in ieder geval niet af met ‘groet’, want dit zou kortaf en afstandelijk kunnen overkomen. Ook ‘groetjes’ is geen goed idee, want dit komt niet professioneel voor.
Heb je geen tijd of geen zin om bij elke zakelijke e-mail die je verstuurt zo’n soort afsluiting te plaatsen? Je kunt bij de meeste e-mailprogramma’s gelukkig ook gewoon een ondertekening of signatuur instellen. Hierin kun je de groet (bijv. met vriendelijke groet), jouw naam, je functie, de bedrijfsnaam en je telefoonnummer neerzetten. Deze ondertekening komt dan onder elke e-mail te staan die je verstuurt met het bijbehorende e-mailadres, zodat je je niet druk meer hoeft te maken om een goede afsluiting.
